T.C.
AYDIN ADNAN MENDERES ÜNÄ°VERSÄ°TESÄ°
DÄ°JÄ°TAL DÖNÜÅžÜM KOORDÄ°NATÖRLÜÄžÜ YÖNERGESÄ°
BÄ°RÄ°NCÄ° BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸü’nün amaç ve hedeflerini, görevlerini, faaliyet alanlarını, organizasyon yapısını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸü’nün amaç ve hedeflerine, faaliyet alanlarına, yönetim organlarına ve çalışma ÅŸekline iliÅŸkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 –(1) Bu Yönerge, 2547 Sayılı YükseköÄŸretim Kanunu uyarınca hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen;
a) Birim: Aydın Adnan Menderes Üniversitesine baÄŸlı Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, AraÅŸtırma ve Uygulama Merkezleri, Kurullar, Koordinatörlükler, Daire BaÅŸkanlıkları ve diÄŸer tüm birimleri,
b) Birim Veri Sorumlusu: Üniversitenin birimlerinde koordinatörlük ile koordinasyonu saÄŸlayacak olan birimin kurumsal veri yönetimi konusunda sorumlu olarak tanımladığı personeli,
c) Dış PaydaÅŸ: Üniversiteden etkilenen veya Üniversiteyi etkileyen Üniversite dışındaki kiÅŸi, grup veya kurumları,
ç) Ä°ç PaydaÅŸ: Üniversiteden etkilenen veya Üniversiteyi etkileyen Üniversite bünyesindeki öÄŸrencileri, akademik ve idari birim personelini,
d) Koordinatör: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital DönüÅŸüm Koordinatörünü,
e) Koordinatör Yardımcısı: Dijital DönüÅŸüm Koordinatör Yardımcısını,
f) Kurumsal Veri: Üniversite görev ve yetkilerinin yerine getirilmesiyle baÄŸlantılı olarak Üniversitenin herhangi bir birimi tarafından üretilen, elde edilen, kaydedilen, depolanan, muhafaza edilen, deÄŸiÅŸtirilen, aktarılan, sınıflandırılan, silinen, anonim hale getirilen, yok edilen veya benzeri ÅŸekillerde iÅŸlenen her türlü veriyi,
g) KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
ÄŸ) Rektör Yardımcısı: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸünden sorumlu Rektör Yardımcısını,
h) Rektör: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörünü,
ı) Senato: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Senatosunu,
i) Üniversite: Aydın Adnan Menderes Üniversitesini,
ifade eder.
Ä°KÄ°NCÄ° BÖLÜM
KoordinatörlüÄŸün Amacı ve Faaliyet Alanları
KoordinatörlüÄŸün Amacı ve Faaliyet Alanları
MADDE 5 – (1) Üniversitenin misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedefleri ile uyumlu olarak, dijital dönüÅŸümü saÄŸlamak, kurumsal bütünlüÄŸü desteklemek, kurumsal veri varlığının doÄŸru ve etkili ÅŸekilde kullanılmasını güvence altına almak için teÅŸkil edilen Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸü’nün amaçları ÅŸunlardır:
a) Dijital dönüÅŸüm yol haritasını hazırlamak, eÄŸitim-öÄŸretim, AR-GE, idari vb. süreçlerin tamamen dijital ortamda yürütülmesine yönelik projeler yapmak ve bu projelerin hayata geçirilmesine yönelik çalışmaları organize etmek.
b) Üniversite birimlerdeki kurumsal veri ve bilgi varlıklarının belirlenen kurallar ve yöntemlere uygun olarak tanımlanması, üretilmesi, bütünleÅŸtirilmesi ve yaÅŸam döngüleri boyunca kalitesinin istenilen düzeyde olmasını (doÄŸruluk, bütünlük, güncellik, geçerlilik, gizlilik, eriÅŸilebilirlik) saÄŸlamak.
c) Ä°lgili mevzuat hükümleri kapsamında verilerin mahremiyetini, gizliliÄŸini ve güvenliÄŸini saÄŸlayarak; verileri toplamak, depolamak ve iÅŸlemek, görsel ve analitik yöntemler ile analiz etmek, veri tabanları ve ambarları oluÅŸturmak.
ç) Kurumsal veri sahipleri, kurumsal veri kullanıcıları, kurumsal veri sorumluları ve diÄŸer paydaÅŸlara iliÅŸkin süreçleri yönetmek.
d) Veri giriÅŸ, izleme, iÅŸleme, toplama ve analiz süreçlerini iyileÅŸtirecek dokümanlar ve kılavuzlar hazırlamak.
e) Verilerin etkin biçimde toplanması ve organize edilmesi için üniversite bünyesinde kullanılan sistemleri izlemek.
f) EÄŸitim-ÖÄŸretim, AraÅŸtırma-GeliÅŸtirme(Ar-Ge) ve idari iÅŸ ve diÄŸer süreçlerde verimliliÄŸi, etkinliÄŸi ve memnuniyeti artırmak amacıyla, veriye hızlı ve güvenli eriÅŸim saÄŸlanmasını, tekrarlı veri giriÅŸinin engellenmesi ve gereksinim duyulan veriye kaynağından eriÅŸim saÄŸlanmasına iliÅŸkin çalışmalar için koordinasyonu saÄŸlamak.
g) Kurumsal veri sorumluluÄŸu kapsamında rol ve süreçleri tanımlamak ve veriyi üreten veya kullanan paydaÅŸlara iliÅŸkin süreçlerin standardize edilmesini saÄŸlamak.
ÄŸ) Üniversitenin kurumsal hedeflerini destekleyen yönetim, karar alma süreçleri ve stratejik faaliyetler ile kalite faaliyetleri çerçevesinde kurum içi ve kurum dışı planlara, raporlara, belgelendirmelere, sıralamalara ve göstergelere girdi teÅŸkil edecek kurumsal veri ve bilgilerin oluÅŸturulmasını saÄŸlamak, verileri standardize etmek ve süreci yürütmek.
h) Kalite güvence sistemi kapsamında düzeltici ve önleyici faaliyetler gerçekleÅŸtirerek etkin bir veri yönetim sisteminin sürdürülebilirliÄŸini saÄŸlamak.
ı) Akademik performansın ölçülmesi, deÄŸerlendirilmesi ve raporlanmasına yönelik çalışmalar yürütmek,
i) Üniversitenin genel veya fakülte/enstitü/yüksekokul, birim ve araÅŸtırmacı kırılımlarına göre araÅŸtırma verilerinin istatistiksel analizlerini yapmak.
j) Akademik ödüller ve teÅŸviklerle ilgili verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerini yönetmek.
k) Üniversitenin uluslararası görünürlüÄŸünün artırılmasına yönelik çalışmalar gerçekleÅŸtirmek.
l) Ulusal ve uluslararası alanda yapılan üniversite sıralama sistemleri ve performans ölçütleri için gerekli kurumsal araÅŸtırma verilerini toplamak, dokumante etmek ve ilgili kuruluÅŸlarla paylaÅŸmak.
m) Veri yönetimi ile ilgili mevzuat ve mevzuatta oluÅŸan deÄŸiÅŸiklikler ile ilgili birimlerde gerekli önlemlerin alınmasını ve düzenlemelerin yapılmasını koordine etmek.
n) KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yapılan düzenlemeleri ve sair mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek.
o) Dijital dönüÅŸüm ve veri yönetimiyle ilgili güncel teknolojileri ve iyi uygulama örneklerini izlemek ve üniversite içinde inovasyonu teÅŸvik etmek için kullanmak.
ö) Üniversite birimlerince gerçekleÅŸtirilen dijital dönüÅŸüm faaliyetlerine iliÅŸkin yıllık faaliyet raporları yayınlamak.
p) Ä°zlenen süreçler kapsamında analizler yapmak, anlık ve periyodik yönetici raporları oluÅŸturmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
KoordinatörlüÄŸün Yapısı ve Sorumluluklar
Koordinatörlük
MADDE 6 (1) Koordinatörlük organları ÅŸunlardır:
a) Rektör Yardımcısı
b) Koordinatör
c) Dijital DönüÅŸüm Yönetim Kurulu
KoordinatörlüÄŸün Yapısı
MADDE 7 (1) Koordinatörlük; Sorumlu Rektör Yardımcısı, RektörlüÄŸe baÄŸlı olarak Rektör tarafından üniversite öÄŸretim elemanları arasından 3 yıl süre ile görevlendirilen bir (1) Koordinatör, Koordinatöre görevlerinde yardımcı olmak üzere öÄŸretim elemanları arasından yine Rektör tarafından görevlendirilen en az bir (1) Koordinatör Yardımcısından oluÅŸur. Koordinatörün görevi başında bulunmadığı zamanlarda yerine Koordinatör Yardımcısı vekâlet eder. Görev süresi sona eren Koordinatör yeniden görevlendirilebilir.
(2) Koordinatörün altı aydan daha fazla süreyle görevi başında bulunmaması durumunda görevi sona erer. Süresi dolmadan görevinden ayrılan Koordinatörün yerine Rektör tarafından aynı usulle yeni görevlendirme yapılır.
(3) Herhangi bir nedenle Koordinatörün görevinden ayrılması durumunda Koordinatör Yardımcılarının görevi de kendiliÄŸinden sona erer.
(4) KoordinatörlüÄŸün talebi üzerine Üniversite genelinde faaliyetlerin etkin ÅŸekilde yürütülmesini ve koordinasyonu saÄŸlamak üzere her kademedeki birimlerde, ilgili birim amiri tarafından Birim Veri Sorumlusu görevlendirilir. Koordinatörlük, ihtiyaç duyması halinde birim veri sorumlusu/sorumlularını doÄŸrudan toplantıya çağırabilir.
Rektör Yardımcısının Görevleri
MADDE 8– (1) Koordinatörlükten sorumlu Rektör Yardımcısı; koordinatörlüÄŸün faaliyetleri ve resmi yazışmalarından sorumludur.
KoordinatörlüÄŸün Görevleri
MADDE 9 – (1) Koordinatörün görevleri ÅŸunlardır:
a) KoordinatörlüÄŸü temsil etmek ve KoordinatörlüÄŸün faaliyetlerini amaçlarına uygun olarak yürütmek.
b) Dijital üniversiteyle ilgili kurumsal politikaların uygulanması ve Üniversitede dijital dönüÅŸüm ile ilgili yenilikçi yaklaşımların hayata geçirilmesi için gerekli çalışmaları paydaÅŸlarla birlikte yürütmek.
c) Koordinatörlük çalışmalarının düzenli ve etkin bir biçimde iÅŸleyiÅŸini saÄŸlamak ve bunun için gerekli önlemleri almak,
ç) Veri giriÅŸ ve toplama süreçlerine iliÅŸkin üniversitenin diÄŸer akademik ve idari birimleri ile iletiÅŸim saÄŸlamak.
d) Veri toplama süreçlerine iliÅŸkin takvim oluÅŸturmak ve bu takvime uygun olarak süreçleri uygulamak ve kontrol etmek.
e) Üniversite Sıralama Sistemleri için verilerin toplanması ve baÅŸvuru sürecini koordine etmek.
f) Performans ölçütlerine iliÅŸkin verilerin etkin bir ÅŸekilde yönetilmesi, veri toplama sürecinin zamanlılık ve doÄŸruluk baÄŸlamında toplanması için gerekli veri entegrasyonunun ya da gösterge panellerinin oluÅŸturulmasını saÄŸlamak ve bu doÄŸrultuda ihtiyaç analizi yapmak.
g) Ä°zlenen süreçler ve verilerle ilgili ihtiyaçlar kapsamında analizler yapmak ve dinamik/statik üst yönetici raporları oluÅŸturmak.
ÄŸ) Rektör tarafından kendisine verilen ilgili diÄŸer görevleri yerine getirmek.
Koordinatör Yardımcısının Görevleri
MADDE 10 – (1) Koordinatör Yardımcısının görevleri ÅŸunlardır:
a) Koordinatöre, koordinatörlüÄŸün çalışmalarında ve yönetilmesinde yardımcı olmak.
b) Koordinatör tarafından kendisine verilen diÄŸer görevleri yerine getirmek.
Dijital DönüÅŸüm Yönetim Kurulu ve Görevleri
MADDE 11 – (1) Kurul; Rektör Yardımcısı, Koordinatör, Koordinatör Yardımcısı, Bilgi Ä°ÅŸlem Daire BaÅŸkanı, Kalite Koordinatörü Üniversitenin farklı birimlerinden Rektör tarafından görevlendirilecek iki öÄŸretim elemanı olmak üzere 7 kiÅŸiden oluÅŸur.
MADDE 12 – (1) Dijital DönüÅŸüm Yönetim Kurulunun görevleri ÅŸunlardır:
a) KoordinatörlüÄŸün genel strateji ve politikalarını oluÅŸturmak.
b) KoordinatörlüÄŸün çalışmaları ile ilgili plan ve programları hazırlamak ve uygulanmasını saÄŸlamak.
c) KoordinatörlüÄŸün faaliyetleri konusunda kararlar almak.
d) KoordinatörlüÄŸün amaçları doÄŸrultusunda verilen diÄŸer görevleri yapmak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
ÇeÅŸitli ve Son Hükümler
Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸü Alt Birimleri
MADDE 13 – (1) Dijital DönüÅŸüm KoordinatörlüÄŸünün alt birimleri ÅŸunlardır:
a) Siber Güvenlik Ofisi,
b) Dijital Ä°çerik ve Yazılım GeliÅŸtirme Ofisi,
c) Büyük Veri ve Yapay Zeka GeliÅŸtirme Ofisi.
(2) Alt Birimler, KoordinatörlüÄŸün amaçları doÄŸrultusunda çalışmalar yapmak üzere gerekli görülen konularda Yönetim Kurulunun önerisi ve Rektörün onayıyla kurulur.
(3) Alt Birimler, yapılacak çalışmanın niteliÄŸine göre, Üniversitenin öÄŸretim elemanları, Ofis çalışanları veya Yönetim Kurulunun belirlediÄŸi kriterlere uygun olacak ÅŸekilde Üniversite bünyesi dışında yer alan ilgili alt birim konusunda uzman kiÅŸilerden oluÅŸturulabilir. Ofis birimlerinin görev süreleri Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir. Görev süresi tamamlanan birim, gerçekleÅŸtirdiÄŸi faaliyetlerle ilgili bir raporu Koordinatöre sunar.
Personel ihtiyacı
MADDE 14 – (1) Ofisin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, 2547 sayılı Kanunun 13. maddesi uyarınca Rektör tarafından görevlendirilecek personel tarafından karşılanır.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 15 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diÄŸer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 16 – (1) Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüÄŸe girer.
Yürütme
MADDE 17 – (1) Bu Yönerge hükümlerini Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü yürütür.
Dosya'yi indirmek için tıklayın
