T.C.
AYDIN ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
DİJİTAL DÖNÜŞÜM KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğü’nün amaç ve hedeflerini, görevlerini, faaliyet alanlarını, organizasyon yapısını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğü’nün amaç ve hedeflerine, faaliyet alanlarına, yönetim organlarına ve çalışma şekline ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 –(1) Bu Yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen;
a) Birim: Aydın Adnan Menderes Üniversitesine bağlı Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Araştırma ve Uygulama Merkezleri, Kurullar, Koordinatörlükler, Daire Başkanlıkları ve diğer tüm birimleri,
b) Birim Veri Sorumlusu: Üniversitenin birimlerinde koordinatörlük ile koordinasyonu sağlayacak olan birimin kurumsal veri yönetimi konusunda sorumlu olarak tanımladığı personeli,
c) Dış Paydaş: Üniversiteden etkilenen veya Üniversiteyi etkileyen Üniversite dışındaki kişi, grup veya kurumları,
ç) İç Paydaş: Üniversiteden etkilenen veya Üniversiteyi etkileyen Üniversite bünyesindeki öğrencileri, akademik ve idari birim personelini,
d) Koordinatör: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital Dönüşüm Koordinatörünü,
e) Koordinatör Yardımcısı: Dijital Dönüşüm Koordinatör Yardımcısını,
f) Kurumsal Veri: Üniversite görev ve yetkilerinin yerine getirilmesiyle bağlantılı olarak Üniversitenin herhangi bir birimi tarafından üretilen, elde edilen, kaydedilen, depolanan, muhafaza edilen, değiştirilen, aktarılan, sınıflandırılan, silinen, anonim hale getirilen, yok edilen veya benzeri şekillerde işlenen her türlü veriyi,
g) KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
ğ) Rektör Yardımcısı: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğünden sorumlu Rektör Yardımcısını,
h) Rektör: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörünü,
ı) Senato: Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Senatosunu,
i) Üniversite: Aydın Adnan Menderes Üniversitesini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Amacı ve Faaliyet Alanları
Koordinatörlüğün Amacı ve Faaliyet Alanları
MADDE 5 – (1) Üniversitenin misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedefleri ile uyumlu olarak, dijital dönüşümü sağlamak, kurumsal bütünlüğü desteklemek, kurumsal veri varlığının doğru ve etkili şekilde kullanılmasını güvence altına almak için teşkil edilen Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğü’nün amaçları şunlardır:
a) Dijital dönüşüm yol haritasını hazırlamak, eğitim-öğretim, AR-GE, idari vb. süreçlerin tamamen dijital ortamda yürütülmesine yönelik projeler yapmak ve bu projelerin hayata geçirilmesine yönelik çalışmaları organize etmek.
b) Üniversite birimlerdeki kurumsal veri ve bilgi varlıklarının belirlenen kurallar ve yöntemlere uygun olarak tanımlanması, üretilmesi, bütünleştirilmesi ve yaşam döngüleri boyunca kalitesinin istenilen düzeyde olmasını (doğruluk, bütünlük, güncellik, geçerlilik, gizlilik, erişilebilirlik) sağlamak.
c) İlgili mevzuat hükümleri kapsamında verilerin mahremiyetini, gizliliğini ve güvenliğini sağlayarak; verileri toplamak, depolamak ve işlemek, görsel ve analitik yöntemler ile analiz etmek, veri tabanları ve ambarları oluşturmak.
ç) Kurumsal veri sahipleri, kurumsal veri kullanıcıları, kurumsal veri sorumluları ve diğer paydaşlara ilişkin süreçleri yönetmek.
d) Veri giriş, izleme, işleme, toplama ve analiz süreçlerini iyileştirecek dokümanlar ve kılavuzlar hazırlamak.
e) Verilerin etkin biçimde toplanması ve organize edilmesi için üniversite bünyesinde kullanılan sistemleri izlemek.
f) Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme(Ar-Ge) ve idari iş ve diğer süreçlerde verimliliği, etkinliği ve memnuniyeti artırmak amacıyla, veriye hızlı ve güvenli erişim sağlanmasını, tekrarlı veri girişinin engellenmesi ve gereksinim duyulan veriye kaynağından erişim sağlanmasına ilişkin çalışmalar için koordinasyonu sağlamak.
g) Kurumsal veri sorumluluğu kapsamında rol ve süreçleri tanımlamak ve veriyi üreten veya kullanan paydaşlara ilişkin süreçlerin standardize edilmesini sağlamak.
ğ) Üniversitenin kurumsal hedeflerini destekleyen yönetim, karar alma süreçleri ve stratejik faaliyetler ile kalite faaliyetleri çerçevesinde kurum içi ve kurum dışı planlara, raporlara, belgelendirmelere, sıralamalara ve göstergelere girdi teşkil edecek kurumsal veri ve bilgilerin oluşturulmasını sağlamak, verileri standardize etmek ve süreci yürütmek.
h) Kalite güvence sistemi kapsamında düzeltici ve önleyici faaliyetler gerçekleştirerek etkin bir veri yönetim sisteminin sürdürülebilirliğini sağlamak.
ı) Akademik performansın ölçülmesi, değerlendirilmesi ve raporlanmasına yönelik çalışmalar yürütmek,
i) Üniversitenin genel veya fakülte/enstitü/yüksekokul, birim ve araştırmacı kırılımlarına göre araştırma verilerinin istatistiksel analizlerini yapmak.
j) Akademik ödüller ve teşviklerle ilgili verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerini yönetmek.
k) Üniversitenin uluslararası görünürlüğünün artırılmasına yönelik çalışmalar gerçekleştirmek.
l) Ulusal ve uluslararası alanda yapılan üniversite sıralama sistemleri ve performans ölçütleri için gerekli kurumsal araştırma verilerini toplamak, dokumante etmek ve ilgili kuruluşlarla paylaşmak.
m) Veri yönetimi ile ilgili mevzuat ve mevzuatta oluşan değişiklikler ile ilgili birimlerde gerekli önlemlerin alınmasını ve düzenlemelerin yapılmasını koordine etmek.
n) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yapılan düzenlemeleri ve sair mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek.
o) Dijital dönüşüm ve veri yönetimiyle ilgili güncel teknolojileri ve iyi uygulama örneklerini izlemek ve üniversite içinde inovasyonu teşvik etmek için kullanmak.
ö) Üniversite birimlerince gerçekleştirilen dijital dönüşüm faaliyetlerine ilişkin yıllık faaliyet raporları yayınlamak.
p) İzlenen süreçler kapsamında analizler yapmak, anlık ve periyodik yönetici raporları oluşturmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Yapısı ve Sorumluluklar
Koordinatörlük
MADDE 6 (1) Koordinatörlük organları şunlardır:
a) Rektör Yardımcısı
b) Koordinatör
c) Dijital Dönüşüm Yönetim Kurulu
Koordinatörlüğün Yapısı
MADDE 7 (1) Koordinatörlük; Sorumlu Rektör Yardımcısı, Rektörlüğe bağlı olarak Rektör tarafından üniversite öğretim elemanları arasından 3 yıl süre ile görevlendirilen bir (1) Koordinatör, Koordinatöre görevlerinde yardımcı olmak üzere öğretim elemanları arasından yine Rektör tarafından görevlendirilen en az bir (1) Koordinatör Yardımcısından oluşur. Koordinatörün görevi başında bulunmadığı zamanlarda yerine Koordinatör Yardımcısı vekâlet eder. Görev süresi sona eren Koordinatör yeniden görevlendirilebilir.
(2) Koordinatörün altı aydan daha fazla süreyle görevi başında bulunmaması durumunda görevi sona erer. Süresi dolmadan görevinden ayrılan Koordinatörün yerine Rektör tarafından aynı usulle yeni görevlendirme yapılır.
(3) Herhangi bir nedenle Koordinatörün görevinden ayrılması durumunda Koordinatör Yardımcılarının görevi de kendiliğinden sona erer.
(4) Koordinatörlüğün talebi üzerine Üniversite genelinde faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmesini ve koordinasyonu sağlamak üzere her kademedeki birimlerde, ilgili birim amiri tarafından Birim Veri Sorumlusu görevlendirilir. Koordinatörlük, ihtiyaç duyması halinde birim veri sorumlusu/sorumlularını doğrudan toplantıya çağırabilir.
Rektör Yardımcısının Görevleri
MADDE 8– (1) Koordinatörlükten sorumlu Rektör Yardımcısı; koordinatörlüğün faaliyetleri ve resmi yazışmalarından sorumludur.
Koordinatörlüğün Görevleri
MADDE 9 – (1) Koordinatörün görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğü temsil etmek ve Koordinatörlüğün faaliyetlerini amaçlarına uygun olarak yürütmek.
b) Dijital üniversiteyle ilgili kurumsal politikaların uygulanması ve Üniversitede dijital dönüşüm ile ilgili yenilikçi yaklaşımların hayata geçirilmesi için gerekli çalışmaları paydaşlarla birlikte yürütmek.
c) Koordinatörlük çalışmalarının düzenli ve etkin bir biçimde işleyişini sağlamak ve bunun için gerekli önlemleri almak,
ç) Veri giriş ve toplama süreçlerine ilişkin üniversitenin diğer akademik ve idari birimleri ile iletişim sağlamak.
d) Veri toplama süreçlerine ilişkin takvim oluşturmak ve bu takvime uygun olarak süreçleri uygulamak ve kontrol etmek.
e) Üniversite Sıralama Sistemleri için verilerin toplanması ve başvuru sürecini koordine etmek.
f) Performans ölçütlerine ilişkin verilerin etkin bir şekilde yönetilmesi, veri toplama sürecinin zamanlılık ve doğruluk bağlamında toplanması için gerekli veri entegrasyonunun ya da gösterge panellerinin oluşturulmasını sağlamak ve bu doğrultuda ihtiyaç analizi yapmak.
g) İzlenen süreçler ve verilerle ilgili ihtiyaçlar kapsamında analizler yapmak ve dinamik/statik üst yönetici raporları oluşturmak.
ğ) Rektör tarafından kendisine verilen ilgili diğer görevleri yerine getirmek.
Koordinatör Yardımcısının Görevleri
MADDE 10 – (1) Koordinatör Yardımcısının görevleri şunlardır:
a) Koordinatöre, koordinatörlüğün çalışmalarında ve yönetilmesinde yardımcı olmak.
b) Koordinatör tarafından kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Dijital Dönüşüm Yönetim Kurulu ve Görevleri
MADDE 11 – (1) Kurul; Rektör Yardımcısı, Koordinatör, Koordinatör Yardımcısı, Bilgi İşlem Daire Başkanı, Kalite Koordinatörü Üniversitenin farklı birimlerinden Rektör tarafından görevlendirilecek iki öğretim elemanı olmak üzere 7 kişiden oluşur.
MADDE 12 – (1) Dijital Dönüşüm Yönetim Kurulunun görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğün genel strateji ve politikalarını oluşturmak.
b) Koordinatörlüğün çalışmaları ile ilgili plan ve programları hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.
c) Koordinatörlüğün faaliyetleri konusunda kararlar almak.
d) Koordinatörlüğün amaçları doğrultusunda verilen diğer görevleri yapmak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğü Alt Birimleri
MADDE 13 – (1) Dijital Dönüşüm Koordinatörlüğünün alt birimleri şunlardır:
a) Siber Güvenlik Ofisi,
b) Dijital İçerik ve Yazılım Geliştirme Ofisi,
c) Büyük Veri ve Yapay Zeka Geliştirme Ofisi.
(2) Alt Birimler, Koordinatörlüğün amaçları doğrultusunda çalışmalar yapmak üzere gerekli görülen konularda Yönetim Kurulunun önerisi ve Rektörün onayıyla kurulur.
(3) Alt Birimler, yapılacak çalışmanın niteliğine göre, Üniversitenin öğretim elemanları, Ofis çalışanları veya Yönetim Kurulunun belirlediği kriterlere uygun olacak şekilde Üniversite bünyesi dışında yer alan ilgili alt birim konusunda uzman kişilerden oluşturulabilir. Ofis birimlerinin görev süreleri Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir. Görev süresi tamamlanan birim, gerçekleştirdiği faaliyetlerle ilgili bir raporu Koordinatöre sunar.
Personel ihtiyacı
MADDE 14 – (1) Ofisin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, 2547 sayılı Kanunun 13. maddesi uyarınca Rektör tarafından görevlendirilecek personel tarafından karşılanır.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 15 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 16 – (1) Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 17 – (1) Bu Yönerge hükümlerini Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü yürütür.
Dosya'yi indirmek için tıklayın
